Courrier : comment écrire une lettre ?

À l'heure d'internet, on doit, malgré tout, parfois écrire des lettres.

 

Or la lettre impose ses codes, que ce soit pour la présentation, la rédaction ou même ce qu'on écrit sur l'enveloppe.

 

Pour ceux qui ne sont pas à l'aise avec ces courriers administratifs, voici quelques indications.

Les mentions obligatoires qui constituent une lettre

Prenez une feuille dans le sens du "portrait".

 

Nous allons voir, de haut en bas, ce qu'il convient d'indiquer.

  • Vos coordonnées

La lettre fait apparaître forcément votre identité et vos coordonnées.

Le principe

En haut à gauche, vous indiquez en revenant à chaque fois à la ligne :

 

- votre prénom et votre nom,

- votre adresse avec votre numéro de rue et le nom de votre rue,

- le code postal de votre commune et le nom de votre commune

- votre téléphone

- votre mail

 

De cette manière, l'entité à laquelle vous adressez cette lettre saura comment vous joindre, par courrier, par téléphone ou par mail.

Exemple

Thomas MARTIN

3 rue Neuve

75003 PARIS

06 80 09 23 80

thmartin@lemail.fr

  • L'identité du destinataire de la lettre

Le nom de l'entreprise, de l’organisme ou de l'administration doit apparaître.

Le principe

Vous partez de la marge de gauche et vous allez vers la droite en vous arrêtant aux deux tiers de la feuille.

 

Si votre lettre est tapée à l'ordinateur, vous utilisez une tabulation.

 

L'adresse de l'entreprise, organisme ou administration n'est pas obligatoire. Certains la mettent mais ce n'est pas nécessaire.

 

Vous revenez chaque fois à la ligne pour donner les renseignements.

Exemple

LA MAISON DE L'ASSURANCE

Madame Agnès PETITJEAN

Conseillère auprès des Particuliers

Service des Sinistres

Autre exemple

UNIVERSITE LYON III

Service des Inscriptions

  • Le lieu et la date

Ils précisent où vous êtes au moment d'écrire la lettre et le jour qu'on est.

Le principe

Les codes de la lettre se sont un peu allégés depuis quelques décennies. Le lieu n'est pas très important à préciser.

 

En revanche, la date est primordiale. C'est elle qui va permettre à votre destinataire de vous répondre en évoquant "votre lettre du ..." avec la date !

 

Ces indications de lieu et date sont alignées avec les informations concernant l'identité du destinataire, toujours aux deux tiers de la lettre.

Exemple

Paris, le 4 décembre 2020

  • L'objet et les références

Revenez maintenant à la marge de gauche.

Le principe

Dans l'objet, vous indiquez le but de votre lettre, pourquoi vous écrivez. Vous précisez aussi dans les références le courrier que vous avez reçu, votre numéro de client, tout ce qui permet de retrouver votre dossier.

 

En effet, certaines entreprises ou administrations reçoivent énormément de lettres.

 

Les personnes chargées de trier et de traiter ce courrier abondant vont se fier à ces indications. Si vous les négligez, la réponse n'en sera que plus lente...

 

Si vous n'avez pas de références à indiquer, notez de toute façon l'objet de votre lettre.

Exemple

Objet : déclaration de sinistre

Références : votre courrier MD/AP 65799

N° adhérent 5559-00-1331

Autre exemple

Objet : candidature spontanée

  • Cas d'une lettre recommandée

Certains courriers doivent s'envoyer en lettre recommandée, notamment les résiliations de contrats.

 

Dans ce cas, revenez à la ligne à la marge de gauche, sautez une ligne et écrivez en toutes lettres : Lettre recommandée

  • La formule d'appel

Toujours à la marge de gauche, sautez une ou deux lignes puis utilisez une formule d'appel.

Le principe

Vous nommez ici votre destinataire. N'écrivez pas Bonjour, : c'est réservé aux e-mails.

 

La formule d'appel sert à dire bonjour.

 

Elle est toujours suivie d'une virgule.

 

Si vous ne savez pas qui recevra la lettre car vous n'avez pas de nom en particulier, écrivez : Madame, Monsieur,

 

Si vous connaissez la fonction de la personne, vous pouvez l'utiliser mais ce n'est pas nécessaire. Les codes évoluent, cela se fait de moins en moins.

Exemple

Madame,

Autre exemple

Madame, Monsieur,

  • Le corps de la lettre

C'est ce qui fait le contenu de la lettre. Il est développé plus loin dans l'article.

  • La formule de congé

Après avoir fini votre lettre, vous sautez une ligne et vous revenez à la marge de gauche.

Le principe

Vous marquez une conclusion à votre lettre et exprimez ce que vous attendez. Vous saluez aussi avec politesse votre interlocuteur en reprenant exactement les mêmes termes que vous avez utilisés dans la formule d'appel.

 

Il y a quelques années, les formules variaient selon si on s'adressait ou non à une administration, selon si on s'adressait ou non à un homme ou à une femme, selon si on était un homme ou une femme...

 

Toutes ces nuances ont disparu. Vous pouvez utiliser des "salutations respectueuses", des "sentiments dévoués" ou encore des "sentiments distingués" ou "salutations distinguées".

 

Le terme "salutations respectueuses" convient parfaitement dans toutes les situations.

Remarques de langue

Le verbe croire est suivi de la préposition "en". Exemple : "croire en l'assurance de..."

 

Le verbe agréer s'écrit avec un seul G et n'est pas suivi d'une préposition. Exemple : "agréer l'expression de..."

 

N'oubliez pas que les adjectifs s'accordent en genre et en nombre. Exemples : des salutations respectueuses / des sentiments respectueux / des salutations distinguées / des sentiments distingués.

Exemple

Dans l'attente de votre réponse que j'espère favorable, je vous prie de croire, Madame, en l'assurance de mes salutations respectueuses.

Autre exemple

Vous remerciant par avance de mettre à jour mon dossier, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

Autre exemple

Je reste à votre disposition pour vous rencontrer et vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses.

  • Votre signature

Après la formule de congé, vous vous alignez sur la même marge qui a servi pour les coordonnées du destinataire et la date.

 

Vous rappelez votre identité en indiquant de nouveau votre prénom et votre nom de famille.

 

Puis vous faites votre signature.

  • Les pièces jointes éventuelles

Si vous avez des documents à donner avec la lettre, revenez à la marge de gauche et indiquez ces pièces jointes.

 

Vous pouvez utiliser l'abréviation PJ ou P.J.

 

Exemple

 

PJ : photocopie de ma carte d'identité

Le corps de la lettre

Vous avez indiqué vos coordonnées, mis l'identité du destinataire, précisé le lieu, la date, l'objet, les références.

 

Vous avez écrit la formule d'appel... Et maintenant ? Que dire dans cette lettre ?

 

Bien entendu le contenu dépendra de ce que vous avez à dire mais il existe quelques règles communes à tous les courriers.

  • Comment commencer la lettre ?

La première ligne sert à expliquer ce qui motive la lettre.

Si vous répondez à une demande

Si vous répondez à une demande, dites que vous avez bien reçu tel courrier ou telle demande.

Exemple

J'ai bien reçu votre courrier du 10 mars 2021 dans lequel vous me demandez un justificatif de domicile.

Si vous êtes à l'initiative de la lettre

Si c'est vous qui êtes à l'initiative de la lettre, présentez en quelques mots la situation que vous vivez et qui a amené à prendre l'initiative de cette lettre. Soyez précis dans les dates.

Exemple

Nous avons déménagé le 10 avril dernier.

Autre exemple

Élève en classe de 3ème au Collège Marcel Pagnol, je cherche un stage en entreprise du 10 au 15 mars.

  • Le contenu des informations

Les informations doivent être claires.

 

Vous écrivez pour communiquer. Pensez à votre interlocuteur : va-t-il bien comprendre ce que vous voulez ?

Exemple

Vous trouverez ci-joint la dernière facture d'électricité. Elle est à mon nom et peut servir de justificatif de domicile.

Autre exemple

Notre nouvelle adresse est : 14 rue des Lilas - 31000 Toulouse. Nous vous remercions donc de mettre à jour notre dossier.

Le style de la lettre

L'écrit n'a pas les mêmes usages que l'oral.

 

Faites des phrases courtes. Soyez précis et neutre. N'utilisez pas de points d'exclamation.

L'enveloppe

  • Sur le devant de l'enveloppe

Bien entendu il convient d'affranchir le courrier. Vous devez donc mettre un timbre, que vous collez en haut à droite.

 

Concernant les coordonnées du destinataire, elles sont indispensables également.

 

On écrit ces informations aux deux tiers environ de l'enveloppe.

Principe

Notez, en revenant chaque fois à la ligne, les coordonnées du destinataire :

 

- le nom de l'organisme / entreprise / administration

- la personne directement concernée si vous la connaissez

- le service concerné si vous le connaissez

- le numéro de la rue et le nom de la rue

- le code postal et la commune en majuscules

Exemple

LA MAISON DE L'ASSURANCE

Madame Agnès PETITJEAN

Conseillère auprès des Particuliers

Service des Sinistres

60 rue Victor Hugo

44200 NANTES

Autre exemple

LA MAISON DE L'ASSURANCE

60 rue Victor Hugo

44200 NANTES

  • Au dos de l'enveloppe

Si vous le souhaitez, mais ce n'est pas nécessaire, vous pouvez indiquer vos coordonnées au dos de l'enveloppe après l'avoir fermée.

Le principe

Si vous laissez vos coordonnées sur l'enveloppe, on saura vous trouver si l'enveloppe ne peut pas, pour une raison ou une autre, être remise à son destinataire.

 

Ainsi vous saurez que votre courrier n'a pas pu être transmis et vous le recevrez en retour.

 

Attention ! Prenez soin de préciser "Expéditeur" ou "Exp" pour que La Poste ne se trompe pas et ne vous envoie pas votre propre courrier !

 

Pour ne créer aucune confusion, vous pouvez même barrer d'un trait vos coordonnées. Il n'y aura ainsi aucun doute possible.

Exemple

EXPÉDITEUR : Thomas MARTIN - 3 rue Neuve - 75003 PARIS

 

 

Dernière relecture de cet article : 04/05/2021

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